?çerik Yönetimi Sistemleri Nedir ?

Günümüz i? dünyas?nda, içerik anlay???n?n ve öneminin artmas?yla, “?çerik Yönetimi” kavram? bütün edüstriyel alanlarda ihtiyaç duyulan bir kavram haline geldi.

Teknolojik ihtiyaçlar?n artt??? ?u günlerde, i? dünyas?ndaki herkes ?çerik Yönetimi Sistemleri’ne (?YS) duyulan bir ihtiyac? dile getirmekte. Teknolojik yeniliklere yat?r?m yapmak tabii ki kötü bir?ey de?il. Ancak, ?YS herhangi bir muhasebe sistemi gibi, sadece yat?r?m gereksinimi olan bir sistem de?ildir. Sat?n al?p bir soraki gün kullan?ma geçmek mümkün de?ildir. Bu cümlelerle vurgaulamaya çal??t???m?z nokta ?udur ki: ?YS teknolojide yeni bir konsept demektir. ?lk ba?ta bir yaz?l?m ?art de?ildir, sadece gerekli olan bu konsepti anlam?? ve uygulamaya geçirmeye çal??an bir beyindir.

• ?YS sistemleri temelde nedir?
• Bahsedilen bu konsept nedir?

?YS asl?nda biraz karma??k bir terimdir. Çünkü dijital nitelik yönetiminden, döküman yönetimine, site içerik yönetiminden, imaj yönetimine kadar çok geni? kavramlar? içinde bar?nd?ran bir kombinasyondur.

Bir ?YS; yaratmay?, yönetimi, yay?mlamay?, da??t?m? ve ?irketle?mi? bilginin aç??a ç?kmas?n? destekledi?i gibi, internet sayfas?ndaki bütün sayfalar?n ya?am döngülerini, intranetteki dökümanlar?, küçük ve kolay araçlar sayesinde yay?mlamay? ve bunun sonucunda da ar?ivlemeyi sa?lamaktad?r.

?çerik Yönetimi Sistemleri Modülleri :

?YS’nin Temel Kurumsal Amaçlar? :

Sitenin Esnekli?ini Art?rmak

?irketlerin internet siteleri, yeni ürünleri, yeni hizmetleri ve ?irket stratejilerini çok kolay ve gecikmeden yay?nlayabilecek durumda olmal?d?r. ?YS, sorundan uzak yap?lar? ve kolay arayüzleri ile bunu sa?layabilmelidir.

Bilginin Do?rulu?unun Art?r?lmas?

?nternet sitesinde de, intranette tutulan taraf?nda da bilginin genel kalitesini yüksek tutmak. Bütün sayfalar :

• Do?ru
• Güncel
• Kapsaml? ve geni?, olmal?d?r.

Pazarlama Deste?i

?nternet siteleri, ?irketler aç?s?ndan büyük bir pazarlama kanal? haline geldiler. ?YS, pazarlama gereçlerinin da??t?m?n? kolayla?t?r?rken, elde bulunan markalara ve kurumsal kimli?e de destek vermelidir.

Mü?teri ?li?kilerin Art?r?lmas?

?YS, site ziyaretçilerinin dikkatini çekecek, zengin içerik ve her yönüyle tamamlanm?? bir içerik haz?rlayarak mü?teri ili?kilerini kuvvetlendirmelidir. Bunun için sitenin kolay kullan?labilir olmas? ve kalitesinin önemi de yads?namaz.

Sitenin Geli?imini Desteklemesi

?YS, sitenin geli?imine ve geni?lemesine verimlilik ve yönetim aç?s?ndan katk? sa?lamas? gerekir.

Kurumsal ?çeri?in Çabuk Güncelle?mesi

?YS, kurumsal yöndeki de?i?ikliklerden ayr? olarak, yeni ürünlerin ve servislerin geli?tirilmesini de desteklemelidir. Bu, h?zl? ve verimli bir mekanizma ile güncellenen kurumsal bilgi ve kaynaklar?n kullan?m? ile gerçeklenebilir.

?? Bilgisinin Korunmas?

Günümüzde yer alan firmalarda, i?i bilen insanlar?n anl?k yoklu?u, organizasyon içindeki kullan?labilecek olan bilginin azalmas?na sebep olmakta. ?YS, bu bilginin dokümente edilmesinde ve herkesin kullan?m?na aç?lmas?nda önemli bir rol oynar.

Bilgi Ke?fini Desteklemesi

Bir çok çal??an ?u anda “a??r? bilgi yüklemesi” ile çal??mak durumunda kalmaktad?r. Güçlü bir arama ve filtreleme mekanizmas? ile, ?YS di?er çal??anlara da bu bilgiyi a??r? yüklenmeye mahal vermeden aktarmal?d?r.

Mü?teri Destek Bedellerinin Azalmas?

Daha güncel ve gerçel bilgi ile mü?teri destek bedelleri belli oranda azalt?labilmelidir.

Site Bak?m Bedellerinin Azalt?lmas?

Statik siteler için ayr?lan bak?m ücretlerinin; ?YS sayesinde, ?irket çal??anlar?n?n siteyi yönetmesi ve güncellemesi ile farkedilir oranda azalmas?.

Sitenin Ziyaretçilerinin Art?r?lmas?

?YS, geni? bir ziyaretçi kitlesinin siteye girmesi için ortam, bilgi ve görsellik sa?lamal?d?r. ?YS anlay???na göre, herkes bu anlay??ta yap?lm?? bir siteden yararlanabilmelidir.

?YS Anatomisi :

?YS’nin i?leyi? ?ekli a?a??daki parçalara bölünerek incelenebilir.

• ?çerik Yarat?lmas?
• ?çerik Yönetimi
• Yay?mlanma
• Sunum

?çerik Yarat?lmas? : ?YS alan editörünün MS-Word gibi çal??mas? için tasarland???ndan, içeri?i yaratmak hiçbir HTML bilgisi olmadan MS-Word’de yaz? yazmaktan daha zor bir?ey de?ildir.

?çerik Yönetimi: ?çerik yarat?ld?ktan sonra, ?YS ar?ivinde saklan?r. ?çeri?in yönetilmesi ise bir onaylardan olu?an bir i? ak??? taraf?ndan sa?lan?r. Çal??anlar sadece girmeye ve de?i?tirmeye izni olan alanlar? de?i?tirebilir veya silebilir, ancak bundan sonra da i? ak???nda, ondan yukar?da olan ?ahs?n bu yap?lan de?i?ikliklere onay vermesi gerekmektedir. Her ad?mda ?YS, içeri?in hangi durumda ve i? ak???n?n neresinde oldu?u hakk?nda bilgileri tutar.

Yay?mlamak : ?çeri?in en son haline karar verildikten sonra, intranette ya da sitede yay?mlanabilir. Bir içeri?in yay?mlanmas?, içeri?in yarat?lmas?ndan ba?ka bir ?ey de?ildir. ?çeri?in, bütün onay ve i? ak??? i?lemlerinden geçtikten sonra yay?mlanmas? için tek tu?a bas?lmas? yeterlidir.

Sunum : ?YS, site haritas? sayesinde ziyaretçiye sitenin neresinde veya buludu?u yerin sitenin hangi bölümüne ait oldu?u konusunda bilgi verir ve her ko?ulda sitenin sunumunu güzelle?tirir.

Uygun ?YS’yi nas?l seçebilirim ?

??yeri için hangi ?YS’nin yararl?, iyi ve uygun olaca??n?n karar?n? vermek, yat?r?mc?n?n yan?t bulmas? gereken bir çok sorunun sonunda ortaya ç?kar. Burada birkaç?n? incelemeye çal??aca??z.

Ne çe?it bir siteye sahip olunmas? planlan?yor?

?htiyaç duyulan site, bir portal m?, dinamik bir içeri?e sahip mi, proje birlikteli?i mi, katalog mu, ya da bunlar?n hepsinin bir kombinasyonu mu? Cevap bulunmas? gereken en önemli soru ise “?htiyaç nedir?” sorusudur.

Hangi fonksyonlara ve hangi özelliklere ihtiyaç var?

Takvime, upload/download alan?na, imaj galerisine, döküman kütüphanesine, dil özelliklerine, forum, anket özelliklerine ihtiyaç duyulacak m?... Bütün bu özelliklere ihtiyaç duyulup duyulmayaca??, ?irketin belirleyece?i ihtiyaçlarla beraber düzenlenmelidir. Bu tür özellikler daha sonradan eklenebilecek “ek” lerde sa?lanabilir, ancak bunlar? her?eye ba?lamadan önce dü?ünmek avantajl? olacakt?r.

Sitenin tasar?m? nas?l olmal??

Sitenin tasar?m? konusu, en az içerik k?sm? kadar önemli bir konudur. Tasar?m tamamiyle ?irketin kurumsal kimli?ini yans?t?r. Ziyaretçiler ?irket hakk?nda ilk izlenimi do?ru olarak almal?d?r. ?YS, her ne kadar ça?itli tasar?mlar?n implementasyonuna izin versede, bunlar? devaml? olarak de?i?tirmek kurumsal kimlik aç?s?ndan tavsiye edilmez.

?çerik hakk?nda

Önemli olan bir nokta vard?r ki, sitenin içerdi?i bilgi, ziyaretçileri siteye ba?l? tutar. ?çerik olarak bir turta tarifi olsun ya da network kurulumu ile ilgili bir bilgi olsun farketmez... Sitedeki bilgilerin güncellenmesi ziyaretçiler için tek önemli konudur. Ziyaretçilerle interaktif bir ?ekilde ileti?im kurmak da onlar? i?in içinde tutmak aç?s?ndan önemlidir.

Bak?m ve yenileme

?YS hayat döngüsü ilerledikçe, yeni bir problem ortaya ç?kmaktad?r: “Bak?m”. Eski içeri?e ne olacak, online ar?ivlenecek mi, bir kay?t sisteminde mi tutulacak?... Her ?YS bu konuya kendi geli?tirdi?i çözüm ile yakla??r. Bundan dolay?, her farkl? çözüm ayr?nt?l? olarak ?irket ihtiyaçlar?na göre düzenlenmelidir.

Ba?lang?ç ve senelik masraflar? ne olacak?

Her türlü gider gözönünde bulundurulmal?d?r. Fazladan destek için bir ?ey ödenecek mi, sitenin yap?s?n? de?i?tirmek istenirse ne kadara mal olacak? Tamamiyle her?ey, ?YS’nin kontrolü alt?nda bulunamayaca??ndan bunlar her ?YS için konu?ulmal? ve masaya yat?r?lmal?d?r. ?çerik yenilenmesi d???nda istenen her de?i?iklik için ödenecek bedel ne kadar olmal?d?r.

?irketin çal??ma yap?s?na uygun mu?

Sistemin, de?i?ik rollere sahip olan birçok kullan?c?y? desteklemesi gerekir. It is important that the system supports many users with different roles. It should reflect the needs of the contributors, and ensure that the different departments within the organisation who contribute to the website can do so.

Ba?ka bir ?YS’ye data kayb?na yol açmadan nas?l geçilir?

Ba?ka bir içerik yönetimi sistemine nas?l geçi? yap?labilir? Bu geçi? ne kadar kolay olacakt?r? ?YS’nin içinde bulunan bütün datan?n tekrar kullan?labilir oldu?una emin olunmas? gerekir. Maalesef, ço?u sistem bu ko?ulu yerine getiremeyecek ?ekilde tasarlanm??t?r. Bu durumda en kötü ko?ullar göz önünde bulundurulup de?erlendirilmelidir.

Yeni versyon ç?kt???nda ne olacak?

Al?nacak sistemin firmaya sa?layaca?? yararlar?n devaml?l??? önemlidir. Yeni bir versyon ç?kart?ld???nda bununla ilgili nas?l bir strateji takip edilecektir. Bunlar gözönünde bulundurulmal?d?r.

Kullan?m Kolayl???

?irketteki çal??anlar kendi alanlar?nda profesyonel olabilirler ancak, bu onlar?n teknik anlamda yetenekli olduklar?n? göztermez. Kullan?m kolayl???, teknik anlamda yetenekli olmayan ya da az bilgiye sahip olan insanlar? bile ?YS’nin yönetimine kat?labilir hale getirmelidir.

Stratejik kazanç ne olacak ?

1996 y?l?nda, ilk ?YS için planlama yap?l?rken a?a??daki konularda belli kazançlar elde edilece?i planlanm??t?. Implementasyondaki ba?ar? ve seçilecek sistemin cinsi bak?m?ndan a?a??daki konular önem ta??maktad?r.

• Kaliteli mü?teri hizmeti
• Bilgi kalitesi
• Enhanced ability to manage change
• Ki?isel tatmin ve üretimde verimlilik
• ??birlikçi bir ortam
• ?irket içi verimlilik ve yararlar

David Kalvo
Chief Information Officer